Η σταθερή αύξηση της κίνησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελεί μία πραγματικότητα για τον κόσμο των επιχειρήσεων εδώ και πολλά χρόνια. Ως εκ τούτου αποτελεί μεγάλη έκπληξη που τόσες πολλές εταιρείες εξακολουθούν να παραμελούν την προστασία αυτού του ολοένα και διευρυνόμενου πόρου πληροφοριών που αποτελεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Παρόλα αυτά, η προστασία και η διασφάλιση των πολύτιμων πληροφοριών που περιέχονται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πράγματα που μπορούν να γίνουν γρήγορα, απλά και με μικρό κόστος εφόσον αξιοποιηθεί λογισμικό αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εξαιτίας ενδεχομένως της άγνοιας που υπάρχει γύρω από το θέμα, οι εταιρείες εξακολουθούν να δίνουν ελάχιστη σημασία στην αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παρόλο που σε πολλές χώρες είναι υποχρεωμένες από τη νομοθεσία να διατηρούν ορισμένους τύπους email. Στο παρόν άρθρο, θα προσπαθήσουμε να ρίξουμε φως στις πέντε πιο κοινές παρανοήσεις σχετικά με την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και παράλληλα να εξηγήσουμε την προστιθέμενη αξία που μπορεί να δημιουργήσει μια επαγγελματική λύση αρχειοθέτησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια εταιρεία, πέρα από την απλή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 

Παρανόηση 1: Χρησιμοποιώ ήδη αντίγραφα ασφαλείας – δεν χρειάζομαι πρόσθετο λογισμικό αρχειοθέτησης. 

Η πραγματικότητα: Τα αντίγραφα ασφαλείας αποθηκεύουν αντίγραφα των πληροφοριών και των δεδομένων του συστήματος σε τακτά χρονικά διαστήματα (π.χ. κάθε 24 ώρες) συνήθως φυλάσσοντας τα δεδομένα μόνο για μικρές ή μεσαίες χρονικές περιόδους. Τα αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων αποτελούν κυρίως ένα μέσο αποκατάστασης από καταστροφές (Disaster Recovery) που αποσκοπεί στη γρήγορη ανάκτηση σημαντικών συστημάτων και αρχείων μετά από κάποια παραβίαση ή κάποιο συμβάν που είχε ως αποτέλεσμα την απώλεια δεδομένων. Παρόλα αυτά, τυχόν δεδομένα που ενδέχεται να χάθηκαν μεταξύ δύο σημείων αποθήκευσης δεν μπορούν να διασωθούν ή να αποκατασταθούν ενώ τα δεδομένα ενδέχεται και να έχουν τροποποιηθεί μεταξύ δύο κύκλων αποθήκευσης. 

Με μια επαγγελματική λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αντίγραφα όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων και των συνημμένων αρχείων τους, μπορούν να αποθηκευτούν με ασφάλεια για πολλά χρόνια σε μορφή που να είναι πιστή στο πρωτότυπο, εύκολα ανακτήσιμη και μόνιμα διαθέσιμη. Καθώς είναι αδύνατο να χαθούν ή να παραποιηθούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη στιγμή που βρίσκονται στο αρχείο (όταν χρησιμοποιείται journal archiving μαζί με κρυπτογράφηση στο αρχείο), μια λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί επίσης να βοηθήσει μια εταιρεία να επιδείξει συμμόρφωση με τις νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις που διέπουν τη διατήρηση των σχετικών με την επιχείρηση δεδομένων που βρίσκονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 

Ιδανικά, ένα σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας θα πρέπει να χρησιμοποιείται παράλληλα με το λογισμικό αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προκειμένου να αποκομίζονται τα οφέλη και των δύο λύσεων. Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πως διαφέρουν τα αντίγραφα ασφαλείας από την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πως να επωφεληθείτε και από τις δύο λύσεις, διαβάστε το σχετικό άρθρο της MailStore στο blog της εταιρείας για το συγκεκριμένο θέμα. 

Παρανόηση 2: Η τρέχουσα υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου παρέχει ήδη επαρκείς επιλογές για την επαγγελματική αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 

Η πραγματικότητα: Οι ενσωματωμένες επιλογές αρχειοθέτησης των περισσότερων παρόχων email δεν μπορούν συνήθως να φτάσουν το εύρος των λειτουργιών και των χαρακτηριστικών που προσφέρει το επαγγελματικό λογισμικό αρχειοθέτησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, οι εγγενείς επιλογές αρχειοθέτησης σπάνια υποστηρίζουν τη δημιουργία ενός αρχείου (archive) με προστασία από παραβιάσεις ή επιτρέπουν τη διαχείριση ενός αρχείου ανεξάρτητα από τη χρησιμοποιούμενη πλατφόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – δύο στοιχειώδεις απαιτήσεις ενός ασφαλούς αρχείου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διαβάστε τα δωρεάν whitepaper της MailStore σχετικά με την ιδανική προσέγγιση για την υλοποίηση ενός επαγγελματικού περιβάλλοντος αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους δημοφιλείς παρόχους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Microsoft 365 και Google Workspace. 

Παρανόηση 3: Η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δαπανηρή και απλώς φέρνει περισσότερη δουλειά για την ομάδα πληροφορικής μου. 

Η πραγματικότητα: Το κόστος λειτουργίας μιας επαγγελματικής λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι συνήθως χαμηλό καθώς εξαρτάται από τον αριθμό των απαιτούμενων αδειών χρήσης στην ουσία. Επίσης, μια επαγγελματική αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρέχει μια ολόκληρη σειρά πλεονεκτημάτων και η αρχική δαπάνη αποσβένεται γρήγορα. Για παράδειγμα, χάρη στις ισχυρές, εγγενείς επιλογές «αυτοεξυπηρέτησης», μία επαγγελματική λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να δώσει τη δυνατότητα στους χρήστες σας να αναζητούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλουν από μόνοι τους, χωρίς να χρειάζεται να ζητήσουν βοήθεια από κάποιον διαχειριστή. Επομένως, τόσο οι χρήστες όσο και οι διαχειριστές εξοικονομούν πολύτιμο χρόνο που μπορεί να αξιοποιηθεί σε άλλους τομείς. Διαβάστε τα πάντα για τα οφέλη μιας λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο δωρεάν whitepaper της MailStore, «Αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – Μια επισκόπηση για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων στον τομέα της πληροφορικής» (Email Archiving – An Overview for IT Decision-Makers). 

Παρανόηση 4: Η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι απαραίτητη μόνο σε αυστηρά επιτηρούμενους ή ρυθμιζόμενους τομείς της βιομηχανίας. 

Η πραγματικότητα: Σε πολλές χώρες, οι εταιρείες είναι υποχρεωμένες από τη νομοθεσία να διατηρούν κρίσιμης σημασίας για την επιχείρηση δεδομένα -συμπεριλαμβανομένων και των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των συνημμένων τους- σύμφωνα με τις καθορισμένες απαιτήσεις. Ειδικά σε ρυθμιζόμενους ή επιτηρούμενους κλάδους, όπως ο χρηματοπιστωτικός κλάδος, ο κλάδος της υγειονομικής περίθαλψης ή της εκπαίδευσης, οι απαιτήσεις μπορεί να είναι ιδιαίτερα αυστηρές, καθιστώντας μια επαγγελματική λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαραίτητη. 

Αλλά ακόμη και αν η εταιρεία σας δεν υπόκειται σε ρυθμιστικούς κανονισμούς αρχειοθέτησης, μια λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξακολουθεί να είναι σημαντική για την λειτουργία της, επειδή η επαγγελματική αρχειοθέτηση προσφέρει οφέλη που υπερβαίνουν κατά πολύ τη συμμόρφωση. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιέχουν μεγάλες ποσότητες κρίσιμης σημασίας για την επιχείρηση πληροφοριών που απαιτούν προστασία, ακόμη και όταν η προστασία τους δεν αποτελεί αυστηρή νομική απαίτηση. Εκτός από την επιχειρηματική αλληλογραφία, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιέχουν προσφορές, συμβάσεις, δεδομένα τιμολογίων και πωλήσεων -ακόμη και διαβαθμισμένα εταιρικά δεδομένα, όπως πληροφορίες σχετικά με εσωτερικές ροές εργασίας ή οικονομικά δεδομένα. Καθώς αυτές οι πληροφορίες ενδέχεται να είναι σημαντικές για μια εταιρεία για χρόνια μετά, είναι αυτονόητο ότι θα πρέπει να αρχειοθετούνται. Η μετάβαση σε ένα επαγγελματικό σύστημα αρχειοθέτησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί επίσης να ελαφρύνει σημαντικά τον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από σημαντικό φορτίο και παράλληλα να μειώσει τον φόρτο εργασίας του προσωπικού πληροφορικής εφόσον οι χρήστες θα έχουν οι ίδιοι πρόσβαση στα αρχεία αλληλογραφίας. Επιπλέον, ένα ιστορικό αρχείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιέχει αποδεικτικά στοιχεία που θα μπορούσαν να φανούν χρήσιμα σε ποινικές διαδικασίες ή σε υποθέσεις εσωτερικής συμμόρφωσης. Ο κατάλογος των πλεονεκτημάτων είναι μακρύς. Διαβάστε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε στο δωρεάν whitepaper της MailStore, «Αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – Μια επισκόπηση για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων στον τομέα της πληροφορικής» (Email Archiving – An Overview for IT Decision-Makers). 

Παρανόηση 5: Η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι συμβατή με το απόρρητο των δεδομένων. 

Η πραγματικότητα: Καθώς ένα επαγγελματικό αρχείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύει με ασφάλεια πιστά αντίγραφα όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για πολλά χρόνια, μπορεί να παρέχει κρίσιμη υποστήριξη σε εσωτερικές ομάδες έρευνας κατά την αναζήτηση παλαιότερου περιεχομένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σε ελέγχους συμμόρφωσης, επιχειρηματικούς και φορολογικούς ελέγχους, ακόμη και να παράγει αποδεικτικά στοιχεία για χρήση σε ποινικές διαδικασίες. 

Λαμβάνοντας υπόψη το παραπάνω, εδώ και αρκετό καιρό, το επίκεντρο έχει μετατοπιστεί προς την προστασία των προσωπικών δεδομένων στον ψηφιακό κόσμο (απόρρητο δεδομένων). Το αργότερο από τότε που τέθηκε σε εφαρμογή ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας των Δεδομένων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (GDPR), η ιδιωτικότητα των δεδομένων βρίσκεται στο επίκεντρο της προσοχές και σε άλλες χώρες εκτός της Ευρωπαϊκής ηπείρου. Κατά κανόνα, οι νόμοι περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής απαγορεύουν τη μακροπρόθεσμη αποθήκευση προσωπικών δεδομένων -που συχνά βρίσκονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου- εκτός και αν τα δεδομένα αυτά χρησιμοποιούνται για συγκεκριμένο και εκ των προτέρων δηλωμένο σκοπό. 

Όπως και να έχει, η αρχειοθέτηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η προστασία της ιδιωτικότητας των δεδομένων είναι δύο πράγματα που είναι συμβατά και αλληλένδετα. Μια επαγγελματική λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να ρυθμιστεί με προκαθορισμένες πολιτικές διατήρησης και κανόνες διαγραφής για τη διαγραφή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα γραμματοκιβώτια και το αρχείο (archive) μόλις συμπληρωθεί η μέγιστη νόμιμη χρονική περίοδος φύλαξης/διατήρησης. Έτσι, μπορούν να αξιοποιηθούν τα οφέλη μιας αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να υπάρχει ο φόβος της παραβίασης της ισχύουσας νομοθεσίας περί προστασίας της ιδιωτικότητας των δεδομένων. 

Αναλυτικές πληροφορίες για το θέμα μπορείτε να βρείτε εδώ. 

Συνοψίζοντας – Η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι απολύτως απαραίτητη. 

Οι εταιρικές παρανοήσεις σχετικά με την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού δείχνουν ότι το ζήτημα δεν τυγχάνει επαρκούς προσοχής. Όπως και να έχει, η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαδραματίζει κρίσιμης σημασίας ρόλο όταν πρόκειται για την αποθήκευση επιχειρηματικά σημαντικών πληροφοριών και εγγράφων, καθώς και για τη συμμόρφωση με τους νόμους περί του απορρήτου των δεδομένων. Εν κατακλείδι, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι και θα παραμείνει το #1 κανάλι επικοινωνίας, ιδίως στον κόσμο των επιχειρήσεων. 

Πέρα από το γεγονός ότι αποτελεί σημαντική βοήθεια στην τήρηση των απαιτήσεων συμμόρφωσης, οι εταιρείες μπορούν να επωφεληθούν και με άλλους τρόπους από την αξιοποίηση μίας επαγγελματικής λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μάθετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε στο άρθρο της MailStore, Email Archiving – An Overview for IT Decision-Makers ή κατεβάστε το δωρεάν whitepaper «Οδηγός για την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου» (Guide to Email Archiving). 

Διαφορετικά, μπορείτε να δοκιμάσετε τη λύση της MailStore για την αρχειοθέτηση email κατεβάζοντας τη δωρεάν δοκιμαστική έκδοση 30 ημερών και θα διαπιστώσετε άμεσα τα οφέλη που θα έχετε από τη συγκεκριμένη επαγγελματική λύση αρχειοθέτησης email.

Πηγή: MailStore