Όταν βρίσκεστε σε αναζήτηση λύσεων ασφαλείας για τον οργανισμό σας, δεν είναι δύσκολο να υποθέσετε ότι οι λύσεις που θα χρειάζεστε πρέπει να είναι μοναδικές για τα δεδομένα σας, τους υπαλλήλους και τον βιομηχανικό κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείται ο οργανισμός σας. Μάλιστα, δεν θα κάνατε λάθος στην εκτίμηση σας. Η επιλογή των κατάλληλων λύσεων ασφάλειας, οι οποίες πρέπει να είναι οικονομικά βιώσιμες, να ενσωματώνονται με τις τρέχουσες λύσεις σας και να εξορθολογούν και να απλοποιούν αντί να παρεμποδίζουν τις ροές εργασίας ενδέχεται να σημαίνει την επιλογή πολύ διαφορετικών λύσεων σε σχέση με εκείνες που χρησιμοποιούν οι πλησιέστεροι ανταγωνιστές σας. Αυτό ωστόσο που παραμένει κοινό μεταξύ όλων των σύγχρονων οργανισμών στις μέρες μας, είναι ότι δημιουργούν και διαμοιράζονται περισσότερα δεδομένα από ποτέ. 

Η επιθυμία των οργανισμών να κάνουν γενικότερα τη συνεργασία και τη μεταφορά δεδομένων όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική και απρόσκοπτη μόνο έχει αυξηθεί τα τελευταία χρόνια και η ταχεία μετάβαση στην τηλεργασία λόγω της πανδημίας COVID-19 ενέτεινε ακόμα περισσότερο αυτήν την επιθυμία. Όμως το ότι η συνεργασία (collaboration) είναι πλέον περισσότερο αυτοματοποιημένη και απλούστερη δεν σημαίνει απαραίτητα ότι είναι και ασφαλέστερα τα δεδομένα σας. Αν και οι λύσεις ταξινόμησης δεδομένων μπορούν να βοηθήσουν στον εντοπισμό και στην παροχή πλαισίου (framework) για τα δεδομένα σας και οι ασφαλείς λύσεις διαχειριζόμενης μεταφοράς αρχείων μπορούν να κρυπτογραφήσουν αυτά τα δεδομένα και να βελτιστοποιήσουν τις διαδικασίες μεταφοράς τους, οι οργανισμοί συχνά ανακαλύπτουν ότι τα δεδομένα τους και η προστασία τους βρίσκονται εκτός του ελέγχου τους μόλις εγκαταλείψουν το εταιρικό δίκτυο ή τα όρια του εργαλείου MFT (Managed File Transfer) που χρησιμοποιούν. 

Και εδώ είναι που η έννοια της ασφαλούς κοινής χρήσης των δεδομένων μπαίνει στην εξίσωση για πολλούς από αυτούς τους οργανισμούς. Όπως όμως συμβαίνει και με άλλους τύπους λύσεων ασφαλείας, η παρακολούθηση δεδομένων μπορεί να εξυπηρετήσει διαφορετικούς σκοπούς αναλόγως τους τύπους δεδομένων που διαχειρίζεται ο οργανισμός σας και αναλόγως την κατάστασης στην οποία καλείται να αξιοποιηθεί η παρακολούθηση δεδομένων. Επομένως, με την παρακολούθηση των δεδομένων τους, οι οργανισμοί μπορούν να αντιμετωπίσουν με επιτυχία τις τρεις αυτές κοινές προκλήσεις για την ασφάλεια. 

Η ασφαλής κοινή χρήση δεδομένων δίνει στους οργανισμούς καλύτερη ορατότητα έναντι της δραστηριότητας των εργαζομένων 

Ένα από τα πλέον θεμελιώδη στοιχεία της ασφαλούς κοινής χρήσης δεδομένων είναι η παρακολούθηση των δεδομένων τους. Ένα κοινό πρόβλημα που συχνά αντιμετωπίζουν οι οργανισμοί, ειδικότερα στην περίπτωση που δεν παρακολουθούν τα δεδομένα τους, είναι η γενικότερη έλλειψη ορατότητας. Η παρακολούθηση δεδομένων επιτρέπει στους οργανισμούς να διατηρούν τα ευαίσθητα δεδομένα τους προστατευμένα γνωρίζοντας που βρίσκονται, τι συμβαίνει με τη διαχείριση τους, ποιοι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά και με ποιους άλλους τα διαμοιράζονται. 

Χωρίς κατάλληλη ορατότητα στα δεδομένα, μπορεί να γίνει ακατόρθωτο να παρακολουθήσετε πόσο ικανοποιητικώς (ή πόσο ελλιπώς) οι υπάλληλοι του οργανισμού σας ακολουθούν τις εταιρικές πολιτικές ασφάλειας δεδομένων. Και αυτό από μόνο του καθιστά δυσκολότερη τη συνεπή εφαρμογή των συγκεκριμένων εταιρικών πολιτικών. Αν ένας ή περισσότεροι υπάλληλοι εξακολουθούν να εφαρμόζουν ενεργά κακή υγιεινή ασφαλείας, να ξέρετε ότι χωρίς την παρακολούθηση δεδομένων, η ομάδα ασφαλείας του οργανισμού σας ενδέχεται να αποτύχει να εντοπίσει αυτές τις κακές πρακτικές μέχρι βεβαίως να συμβεί κάποια παραβίαση δεδομένων. Ως εκ τούτου, η παρακολούθηση δεδομένων μπορεί να θεωρηθεί ως ένα προληπτικό μέτρο που έχει στόχο να αποτρέψει την παραβίαση προτού συμβεί. 

Η ασφαλής κοινή χρήση δεδομένων επιτρέπει την καλύτερη επίβλεψη πολιτικής δεδομένων σε οργανισμούς 

Άλλο πράγμα πάντως είναι η διασφάλιση της σωστής ορατότητας στις δραστηριότητες των υπαλλήλων σας και άλλο πράγμα η διασφάλιση του ίδιου επιπέδου ορατότητας ακόμα και όταν βγουν τα ευαίσθητα δεδομένα από τα στενά εταιρικά όρια. Το τελευταίο, αποτελεί μία πρόκληση από μόνο του. Συχνά, τα στελέχη των τμημάτων πληροφορικής και ασφάλειας διαπιστώνουν ότι είναι σε θέση να διατηρούν υγιείς πρακτικές ασφάλειας δεδομένων εντός των ορίων του οργανισμού τους, αλλά όταν τα δεδομένα βγαίνουν εκτός του οργανισμού, ο έλεγχος της πρόσβασης και της διαχείρισής τους, χάνεται εξολοκλήρου. 

Οι οργανισμοί διακινούν σήμερα περισσότερες πληροφορίες και δεδομένα από ποτέ και όσο περνά ο καιρός θα ήταν ασφαλές να υποθέσουμε ότι όλο και περισσότεροι οργανισμοί θα έχουν πλέον στόχο τη δημιουργία ακόμα πιο συνεργατικών οικοσυστημάτων δεδομένων. Σύμφωνα με την ιστοσελίδα TechRadar, οι οργανισμοί που θα επιλέξουν να ασπαστούν τέτοια οικοσυστήματα θα έχουν τη δυνατότητα να εξοικονομήσουν έως και το 9% των ετήσιων εσόδων τους τα επόμενα χρόνια.  Τα περισσότερο συνεργατικά περιβάλλοντα καθιστούν τους οργανισμούς περισσότερο παραγωγικούς, εξοικονομούν χρήματα και φέρνουν πρόσθετα έσοδα.

Όσο αυξάνεται ωστόσο η κοινοχρησία δεδομένων, αλλά τόσο αυξάνεται και ο κίνδυνος για την ασφάλεια των δεδομένων. Ευτυχώς, μέρος αυτού του κινδύνου μπορεί να μετριαστεί ακολουθώντας την πρακτική της ασφαλούς κοινής χρήσης δεδομένων. Την ώρα που η συμμόρφωση με την εταιρική πολιτική ασφάλειας δεδομένων μπορεί να ενθαρρύνεται, να παρακολουθείται και να επιβάλλεται στον οργανισμό σας με μεθόδους πέρα από την παρακολούθηση δεδομένων, όπως είναι η συνεχής εκπαίδευση και κατάρτιση, δεν είναι μυστικό ότι μόλις τα δεδομένα σας βγουν εκτός του οργανισμού σας, καθίσταται αρκετά πιο δύσκολο να γνωρίζετε αν η διαχείριση τους πραγματοποιείται ή όχι σύμφωνα με τα εταιρικά σας πρότυπα. Ανεξάρτητα από το ποιος έχει τα δεδομένα σας στα χέρια του, η αξιοποίηση λύσεων που χρησιμοποιούν ασφαλείς πρακτικές κοινής χρήσης δεδομένων, όπως είναι η παρακολούθηση δεδομένων, η διαχείριση προνομιακής πρόσβασης, η αυθεντικοποίηση πολλαπλών παραγόντων και η διατερματική κρυπτογράφηση (end-to-end) θα δώσουν σε εσάς και στον οργανισμό σας περισσότερη εξουσία πάνω τα δεδομένα σας οπουδήποτε και οποτεδήποτε.

 Η ασφαλής κοινή χρήση δεδομένων μπορεί να αποτρέψει μία παραβίαση προτού συμβεί

 Ακόμη και μετά την εφαρμογή μίας λύσης που παρακολουθεί τα δεδομένα του οργανισμού σας για να διασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι και οι συνεργάτες σας προχωρούν στη προσεκτική διαχείριση τους, ενδέχεται να συμβούν και ατυχήματα. Αυτή είναι και η πραγματικότητα της συνεργασίας, ότι από τη στιγμή που τα ευαίσθητα δεδομένα εγκαταλείπουν τον οργανισμό σας, γίνονται πιο επιρρεπή σε παραβιάσεις.

Αν και η παρακολούθηση δεδομένων από μόνη της ενδέχεται να μην σταθεί αρκετή για να αποτρέψει μία παραβίαση, οι οργανισμοί μπορούν να την αξιοποιήσουν για να κατανοήσουν καλύτερα που, γιατί και πως συνέβη μία παραβίαση. Η απόκτηση τέτοιων πληροφοριών μπορεί να είναι καθοριστική για την αποτροπή μελλοντικών παραβιάσεων, ιδιαίτερα στην περίπτωση που η αρχική παραβίαση προκλήθηκε από ανθρώπινο λάθος.

Η απόκτηση πληροφοριών από μία παραβίαση προορίζεται να σας βοηθήσει να μάθετε που μπορεί να έχει πάει στραβά η στρατηγική για την ασφάλεια των δεδομένων σας. Παρόλα αυτά, ο στόχος της επέκτασης της παρακολούθησης δεδομένων με την εφαρμογή ακόμα πιο ολοκληρωμένων λύσεων κοινής χρήσης δεδομένων θα πρέπει να είναι η αποτροπή μιας δαπανηρής παραβίασης δεδομένων προτού συμβεί. Στη HelpSystems πιστεύουμε ακράδαντα ότι οι ασφαλείς λύσεις κοινής χρήσης δεδομένων μπορούν να κάνουν το παραπάνω με τον καλύτερο τρόπο.

Προστατέψτε τα δεδομένα σας όποτε διαμοιράζονται με τις λύσεις ασφάλειας δεδομένων της HelpSystems

Ανεβάστε τις δυνατότητες κοινής χρήσης δεδομένων σας στο επόμενο επίπεδο, συνδυάζοντας τη λύση διαχειριζόμενης μεταφοράς αρχείων (MFT) GoAnywhere με τη δύναμη της διαχείρισης ψηφιακών δικαιωμάτων (DRM) της Vera για να διασφαλίσετε ότι τα ευαίσθητα δεδομένα του οργανισμού σας παραμένουν ασφαλή όπου κι αν πάνε. Συνδυάζοντας αυτές τις δύο λύσεις μαζί, θα μπορείτε να αισθάνεστε αυτοπεποίθηση και ασφάλεια καθώς θα γνωρίζετε ότι η ασφάλεια των δεδομένων σας δεν δεσμεύεται από τα όρια του οργανισμού σας και ανεξάρτητα από το που βρίσκονται (τα δεδομένα σας), θα έχετε το υψηλότερο επίπεδο ορατότητας, ασφάλειας και ελέγχου ανά πάσα στιγμή. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το συγκεκριμένο integration διαβάστε το συγκεκριμένο datasheet.