Οι χρήστες του Microsoft Outlook έχουν διάφορες επιλογές στη διάθεσή τους για την αρχειοθέτηση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Η πιο γρήγορη από αυτές είναι το κουμπί αρχειοθέτησης, καθώς είναι ενσωματωμένο στη γραμμή μενού του Outlook και είναι άμεσα προσβάσιμο, χωρίς να χρειάζεται οποιαδήποτε παρέμβαση από τον διαχειριστή.
Έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ το κουμπί αρχειοθέτησης; Έχετε κάνει ποτέ κλικ πάνω του κατά λάθος στην προσπάθεια σας να διαγράψετε κάποιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Ή έχετε λάβει συνειδητή απόφαση να το χρησιμοποιήσετε; Κάποιοι, πράγματι το βρίσκουν χρήσιμο ωστόσο η δική μας εκτίμηση είναι ότι ενδέχεται να σας οδηγήσει σε λάθος δρόμο. Διότι δεν χρειάζεται να είστε ειδικός στην αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να γνωρίζετε ότι το κουμπί αρχειοθέτησης δεν πλησιάζει τις προδιαγραφές -ή τις απαιτήσεις- ενός επαγγελματικού προϊόντος αρχειοθέτησης όταν πρόκειται για την επεξεργασία email.
Αρχειοθέτηση email με το κουμπί Archive του Outlook – Πως λειτουργεί
Τι κάνει λοιπόν το κουμπί αρχειοθέτησης; Ουσιαστικά, σας επιτρέπει να μετακινήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενά σας σε έναν φάκελο αρχειοθέτησης. Δεδομένου ωστόσο ότι αυτός ο φάκελος βρίσκεται επίσης στο Outlook, το μόνο που κάνετε στην πραγματικότητα είναι να αλλάξετε τη θέση αποθήκευσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και τίποτα περισσότερο. Έτσι, την ώρα που η Microsoft αποκαλεί αυτή την επιλογή «Αρχειοθέτηση», δεν ικανοποιεί τα κριτήρια που πρέπει να πληροί μια επαγγελματική λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εξ ορισμού, το Αρχείο είναι ο τελικός προορισμός για την αποθήκευση εγγράφων στο τέλος μιας αλυσίδας προηγούμενων χρήσεων -ως εκ τούτου, πρέπει να είναι ικανό να διατηρεί το συγκεκριμένο υλικό μόνιμα, για παράδειγμα μέσω ειδικών δικλείδων ασφαλείας. Σήμερα, με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR) της Ευρωπαϊκής Ένωσης και άλλες τέτοιες νομικές και ρυθμιστικές απαιτήσεις, η αρχειοθέτηση email έχει γίνει ένα αρκετά σύνθετο ζήτημα όσον αφορά τις καθημερινές εταιρικές πρακτικές. Ταυτόχρονα, ο σκοπός του Αρχείου είναι να διασφαλίζει ότι όλα τα αρχεία που περιέχει -στην προκειμένη περίπτωση μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου- παραμένουν διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή.
Το μειονέκτημα της χρήσης του κουμπιού Αρχειοθέτηση του Outlook
Αν θέλετε να αρχειοθετήσετε τα email σας με επαγγελματικό τρόπο ή είστε υποχρεωμένοι να το κάνετε για νομικούς λόγους, η χρήση του κουμπιού Αρχειοθέτηση στο Outlook ενέχει ορισμένους κινδύνους.
Το κουμπί Αρχειοθέτηση δεν είναι κατάλληλο για:
- την προστασία από την απώλεια δεδομένων, καθώς δεν διασφαλίζει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από παραποίηση ή διαγραφή,
- την οποιαδήποτε πιθανή μείωση του όγκου των δεδομένων σε ένα γραμματοκιβώτιο, καθώς ο φάκελος αρχειοθέτησης βρίσκεται εντός του γραμματοκιβωτίου του Outlook,
- τη διασφάλιση ότι τα δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραμένουν μονίμως διαθέσιμα, καθώς τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν θα είναι πλέον προσβάσιμα σε περίπτωση κάποιας αστοχίας του Outlook.
Το κουμπί αρχειοθέτησης είναι κατάλληλο μόνο για τη διατήρηση ενός mailbox (γραμματοκιβωτίου) που δείχνει οπτικά περιποιημένο και λιτό. Όταν χρησιμοποιείτε το κουμπί αρχειοθέτησης, ουσιαστικά μετακινείτε τα παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το οπτικό σας πεδίο σε έναν φάκελο αρχειοθέτησης. Μπορείτε πάντως, εφόσον το επιθυμείτε, να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αναζήτησης του Outlook για να εντοπίσετε παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων και όσων έχουν μετακινηθεί στο φάκελο αρχειοθέτησης.
Ποιες άλλες επιλογές αρχειοθέτησης αλληλογραφίας προσφέρει η Microsoft;
Ο πρωταρχικός στόχος οποιασδήποτε επαγγελματικής λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραμένουν ανακτήσιμα, και συνεπώς, μονίμως διαθέσιμα επ’ αόριστον. Για να καταστεί κάτι τέτοιο δυνατό, η λύση αρχειοθέτησης αποθηκεύει αντίγραφα όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα κεντρικό Αρχείο, εξασφαλίζοντας έτσι τη διαθεσιμότητα και την ασφάλεια των δεδομένων για πολλά χρόνια.
Επομένως, αν και η Microsoft παρέχει διάφορες λειτουργίες στα προϊόντα Outlook, Exchange Server και Microsoft 365 που σχετίζονται με την «αρχειοθέτηση» ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε δεν εκπληρώνουν η εκπληρώνουν μόνο κατά μέρος, τους στόχους μιας επαγγελματικής λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Αρχειοθέτηση αρχείων PST/ AutoArchive (Outlook)
Οι χρήστες μπορούν να μεταφέρουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αρχεία PST και να τα αποθηκεύουν τοπικά στον υπολογιστή τους ή στο αποθηκευτικό νέφος (cloud). - Αρχειοθέτηση γραμματοκιβωτίου χωρίς Exchange Online Archiving
Το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης είναι ένα ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο με δικό του αποθηκευτικό χώρο, στον οποίο μπορούν να μετακινηθούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτός ο τύπος γραμματοκιβωτίου αρχειοθέτησης πρέπει να ρυθμιστεί από έναν διαχειριστή. - Γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης με Exchange Online Archiving
Με το Exchange Online Archiving (EOA), οι χρήστες μπορούν να μετακινήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους σε ένα ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο αρχείου στο οποίο οι διαχειριστές μπορούν να εφαρμόσουν τις δικές τους πολιτικές αρχειοθέτησης και διατήρησης.
Γιατί είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε μια ανεξάρτητη λύση αρχειοθέτησης email
Με την πρώτη ματιά, μπορεί να φαίνεται επωφελές να έχετε τις λειτουργίες αρχειοθέτησης email και τον email client στην ίδια πλατφόρμα. Σε γενικές γραμμές ωστόσο, οι επιλογές αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι διαθέσιμες στη Microsoft δεν ικανοποιούν τις απαιτήσεις ενός επαγγελματικού αρχείου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Τα αρχεία PST ή το κουμπί Αρχειοθέτηση δεν προσφέρουν πραγματική προστασία από την απώλεια δεδομένων όταν πρόκειται για την αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα ασφαλές περιβάλλον. Ομοίως, το ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης το οποίο είναι δυνατό στο προϊόν Microsoft 365 (όταν δεν χρησιμοποιείται το Exchange Online Archiving) δεν πληροί πλήρως τα κριτήρια μιας επαγγελματικής λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μόνο το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης που παρέχεται με το Exchange Online Archiving (EOA) διαθέτει τις λειτουργίες και τα χαρακτηριστικά που απαιτούνται για την επαγγελματική αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως πολιτικές διατήρησης, νομικές δεσμεύσεις και επιλογές eDiscovery. Λαμβάνοντας ωστόσο υπόψη ότι το Exchange Online Archiving περιλαμβάνεται μόνο στα ακριβότερα πακέτα Business Premium και Enterprise Microsoft 365, δεν αποτελεί συνήθως επιλογή για τις μικρότερες ή τις μεσαίες επιχειρήσεις λόγω οικονομικών περιορισμών.
Από την άλλη, μια επαγγελματική, ανεξάρτητη λύση αρχειοθέτησης email προσφέρει ένα ευρύ φάσμα λειτουργιών σε λογική τιμή και, ως εκ τούτου, είναι αποτελεί καταλληλότερη επιλογή για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις.
Ακολουθούν ορισμένα από τα βασικά πλεονεκτήματα μιας ανεξάρτητης λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ανεξαρτησία από τη Microsoft
Χωρίς εξωτερικό αρχείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι χρήστες δεν θα είναι δυνατόν να έχουν πρόσβαση στα email τους σε περίπτωση που αστοχήσει ή αποτύχει η υπηρεσία Microsoft 365. Η χρήση ενός εξωτερικού αρχείου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτρέπει τον εγκλωβισμό σας σε έναν προμηθευτή και διασφαλίζει ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας θα παραμείνουν προσβάσιμα ακόμη και αν η υπηρεσία Microsoft 365 αποτύχει.
Αυτοεξυπηρέτηση για τον τελικό χρήστη
Οι χρήστες δεν έχουν μόνο στη διάθεση τους μια γρήγορη και αποτελεσματική λειτουργία αναζήτησης στο αρχείο – αλλά μπορούν επίσης να επαναφέρουν τα αρχειοθετημένα μηνύματα γρήγορα και απλά χωρίς να χρειάζεται να ζητήσουν τις υπηρεσίες ενός διαχειριστή συστήματος.
Προστασία από απώλεια και παραποίηση δεδομένων
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, από τη στιγμή που βρίσκονται στο αρχείο, δεν μπορούν να διαγραφούν ή να τροποποιηθούν από τον χρήστη. Μόνο ένας διαχειριστής μπορεί να ορίσει το χρονικό διάστημα διατήρησης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο σύστημα. Το journaling εξασφαλίζει την απρόσκοπτη αρχειοθέτηση.
Συμμόρφωση με τους νόμους περί απορρήτου
Όταν χρησιμοποιούνται καταλλήλως, οι πιστοποιημένες λύσεις αρχειοθέτησης email διασφαλίζουν ότι η επεξεργασία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται σύμφωνα με τους σχετικούς νόμους περί απορρήτου δεδομένων. Ιδιαίτερα από τότε που τέθηκε σε ισχύ ο κανονισμός DSGVO της Ευρωπαϊκής Ένωσης, η προστασία της ιδιωτικότητας των δεδομένων έχει καταστεί βασικό σημείο εστίασης της δημόσιας προσοχής.
Λογικό συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (TCO)
Μια ανεξάρτητη λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρει ένα ευρύ φάσμα λειτουργιών σε λογική τιμή. Ειδικά οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ) μπορούν να επωφεληθούν από αυτό και δεν χρειάζεται να καταφεύγουν σε ακριβές εταιρικές λύσεις.
Συμπεράσματα – Το κουμπί Αρχείο του Outlook δεν μπορεί να αρχειοθετήσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με επαγγελματικό τρόπο
Το κουμπί Αρχειοθέτηση προσφέρει πολύ λιγότερα από όσα υποδηλώνει το όνομα του. Υπάρχουν περιπτώσεις που θα μπορούσε να εξοικονομήσει χρόνο εξαλείφοντας την ανάγκη διαχείρισης πολυάριθμων υποφακέλων στα εισερχόμενα μηνύματα ωστόσο αδυνατεί να ικανοποιήσει τα κριτήρια για μία επαγγελματική λύση αρχειοθέτησης email.
Πηγή: MailStore