Το ξέρετε; Το χρησιμοποιείτε; Το πατήσατε ποτέ κατά λάθος όταν προσπαθήσατε να διαγράψετε ένα email; Αναφερόμαστε σε αυτό το μυστηριώδες κουμπί αρχειοθέτησης στο Microsoft Outlook. Μερικοί το βρίσκουν χρήσιμο. Εμείς πιστεύουμε ότι ενδέχεται να είναι παραπλανητικό. Δεν χρειάζεται να είστε ειδικός στην αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να γνωρίζετε ότι το συγκεκριμένο πλήκτρο αρχειοθέτησης δεν πληροί τις απαιτήσεις ενός επαγγελματικού προϊόντος αρχειοθέτησης όταν πρόκειται για την επεξεργασία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email).
Το κουμπί αρχειοθέτησης μετακινεί μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τι κάνει λοιπόν αυτό το κουμπί (στο Microsoft Outlook); Βασικά, σας επιτρέπει να μεταφέρετε ένα email από τα εισερχόμενά σας σε ένα φάκελο αρχειοθέτησης, που εξακολουθεί να αποτελεί μέρος των προσωπικών σας εισερχομένων. Αν και συνοδεύεται από το όνομα της αρχειοθέτησης, αυτή η κίνηση δεν αντιπροσωπεύει τίποτα περισσότερο από την μετακίνηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενα σε έναν ξεχωριστό φάκελο που ονομάζεται “Αρχειοθέτηση” αντί να τα διαγράφονται. Τα μηνύματα λοιπόν δεν αρχειοθετούνται στην πραγματικότητα και δεν μεταφέρονται πραγματικά στο αρχείο. Εξ ορισμού, ένα αρχείο είναι ο τελικός χώρος αποθήκευσης των εγγράφων στο τέλος μιας αλυσίδας προηγούμενων χρήσεων τους και επομένως θα πρέπει να είναι ικανός να διατηρεί αυτό το υλικό μόνιμα, π.χ. με την εφαρμογή ειδικών δικλείδων ασφαλείας (special safeguards). Ο ερχομός του Ευρωπαϊκού Γενικού Κανονισμού Προστασίας των Προσωπικών Δεδομένων (GDPR) και άλλων παρόμοιων ρυθμιστικών και κανονιστικών απαιτήσεων περιέπλεξαν τα πράγματα στην αρχειοθέτηση email για τις καθημερινές εταιρικές πρακτικές. Ταυτόχρονα, η δουλειά ενός αρχείου είναι να διασφαλίσει ότι όλα τα έγγραφα/ φάκελοι – στην συγκεκριμένη περίπτωση τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – διατηρούνται και παραμένουν διαθέσιμα και ανακτήσιμα ανά πάσα στιγμή.
Ο όγκος του γραμματοκιβωτίου δεν μειώθηκε
Επίσης, επειδή αυτή η μορφή “αρχειοθέτησης” δεν μειώνει τον συνολικό όγκο δεδομένων στο γραμματοκιβώτιο σας (και στον διακομιστή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας) και δεν βοηθά στην επίλυση ζητημάτων που σχετίζονται με τα όρια του μεγέθους του γραμματοκιβωτίου κ.ά. Αν είστε το είδος του ατόμου που του αρέσει να δημιουργεί ατελείωτους υποφακέλους στα εισερχόμενά σας και να αφιερώνετε πολύ χρόνο μεταφέροντας εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτούς τους φακέλους, τότε το κουμπί αρχειοθέτησης θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο. Επειδή με αυτόν τον τρόπο, κρατάτε τα εισερχόμενά σας τακτοποιημένα, ΟΛΑ τα email σας διατηρούνται στον ίδιο φάκελο αρχειοθέτησης και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αναζήτησης του Outlook για να βρείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε. Τώρα, σε ποιο βαθμό αυτές οι μακροχρόνιες αναζητήσεις τρώνε από τον χρόνο που προσπαθείτε να εξοικονομήσετε με το πλήκτρο αρχειοθέτησης στο Microsoft Outlook είναι κάτι που μόνο εσείς γνωρίζετε.
Τι σημαίνει ο όρος «Αρχείο» για την Microsoft;
Η έννοια της αρχειοθέτησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι πάντα ξεκάθαρη και μπορεί να ερμηνευτεί διαφορετικά ανάλογα με τους στόχους, τις εφαρμογές και τις λειτουργίες. Η Microsoft, για παράδειγμα, χρησιμοποιεί τη λέξη “αρχειοθέτηση” για άλλες λειτουργίες στα προϊόντα Outlook, Exchange Server και Microsoft 365:
- AutoArchive (Microsoft Outlook): Το AutoArchive είναι μια παρωχημένη έκδοση ενσωματωμένη στο Microsoft Outlook που σας επιτρέπει να μεταφέρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα ξεχωριστό αρχείο PST που είναι αποθηκευμένο στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας. Αν και παραμένει διαθέσιμη στις μέρες μας (File / Info / Tools / Mailbox Cleanup / AutoArchive), δεν συνιστάται η χρήση της: είναι γνωστό ότι τα αρχεία PST είναι δύσκολα στην επεξεργασία τους, δύσκολο να γίνουν back up και επιρρεπή στις φθορές – θα πρέπει να τα απαλλαγείτε από αυτά μια και καλή!
- In-Place Archive (Exchange Server, Microsoft 365): Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν Microsoft Exchange Server είτε εσωτερικά είτε ως μέρος του Microsoft 365 μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη διαθέσιμη επιλογή αρχειοθέτησης email για να δημιουργήσουν ένα «προσωπικό αρχείο» (personal archive) ή ένα «In-Place Archive» για κάθε γραμματοκιβώτιο χρήστη, επιτυγχάνοντας έτσι τη μέγιστη δυνατή ενσωμάτωση της λειτουργίας αρχειοθέτησης στον Exchange Server και στο Microsoft Outlook. Αυτός ο τύπος αρχειοθέτησης μπορεί ωστόσο να δημιουργήσει τεράστιες απαιτήσεις στην υποδομή πληροφορικής. Ειδικά στην περίπτωση των μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων, αυτές οι πρόσθετες απαιτήσεις και η πρόσθετη οικονομική επένδυση ενδέχεται να αποτελέσουν πρόκληση. H εφαρμογή του MailStore Server αποτελεί σημαντική βοήθεια σε τέτοιες περιπτώσεις.
- Exchange Online Archiving (Microsoft 365): Το Microsoft 365 παρέχει ένα online αρχείο για τη μακροπρόθεσμη αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ειδικά για την περίπτωση των υπερχειλισμένων, μεγάλου όγκου γραμματοκιβωτίων. Το online αρχείο εμφανίζεται ως ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο στο αριστερό pane του Outlook. Μόλις ολοκληρωθεί η ρύθμιση, τα παλαιότερα μηνύματα μεταφέρονται αυτόματα στο online αρχείο έτσι ώστε να διατηρείται το μέγεθος του κύριου γραμματοκιβωτίου του Outlook υπό έλεγχο. Οι επιχειρήσεις πρέπει να λάβουν υπόψη ωστόσο, ότι το Exchange Online Archiving (EOA) περιλαμβάνεται μόνο σε συγκεκριμένα προγράμματα της υπηρεσίας Microsoft 365, και επομένως θα χρειαστεί να προσθέσετε το Exchange Online Archiving ως μία πρόσθετη, επί πληρωμή υπηρεσία στο υπάρχον πρόγραμμα σας Microsoft 365.
Ένα whitepaper ρίχνει φως στην αρχειοθέτηση email με το Microsoft 365
Η αρχειοθέτηση email στο Microsoft 365, ειδικότερα, παρέχει σε μια εταιρεία ατελείωτες επιλογές. Ένα whitepaper που εκπονήθηκε από το Ινστιτούτο Ερευνών Αγοράς Osterman Research για λογαριασμό της MailStore προσφέρει μια εικόνα σε βάθος για τα οφέλη και τους περιορισμούς των εγγενών χαρακτηριστικών του προϊόντος.
Το έγγραφο εξετάζει, μεταξύ άλλων, τα χαρακτηριστικά που πραγματικά χρειάζεται η εταιρεία σας και αν θα εξυπηρετούσε καλύτερα την επιχείρηση σας μια τρίτη λύση όπως το MailStore Server ή οι εγγενείς επιλογές αρχειοθέτησης που παρέχονται από το Microsoft 365.
«Σε γενικές γραμμές, πιστεύουμε ότι οι επιχειρήσεις επωφελούνται από το λογισμικό αρχειοθέτησης email της MailStore με έξι τρόπους» λέει ο Björn Meyn, Product Manager της MailStore. «Εκτός από τη δυνατότητα εκπλήρωσης των κανονιστικών ρυθμίσεων και των απαιτήσεων συμμόρφωσης, την προστασία από την απώλεια δεδομένων και την κατάργηση των ορίων γραμματοκιβωτίου, οι εταιρείες μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητά τους, λέγοντας «αντίο» στα αρχεία PST μια για πάντα. Υπάρχει επίσης το πλεονέκτημα της ανεξαρτησίας από τους παρόχους υπηρεσιών email! Και αν το σύστημα email αστοχήσει ή χαθούν δεδομένα, οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες εντός της εταιρείας μπορούν απλώς να έχουν πρόσβαση στα email τους μέσω του αρχείου».
Ολοκληρώνοντας, λοιπόν: Το κουμπί αρχειοθέτησης υπόσχεται περισσότερα από όσα πραγματικά προσφέρει. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο με την εξάλειψη της ανάγκης διαχείρισης αμέτρητων υποφακέλων στα εισερχόμενα. αλλά δεν μπορεί να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις μιας επαγγελματικής λύσης αρχειοθέτησης email.