Ο πάροχος email διαχειρίζεται τα εισερχόμενά σας. Ποιος προστατεύει το ιστορικό της επικοινωνίας σας;
Οι διακοπές λειτουργίας των υπηρεσιών email είναι μια πραγματικότητα. Η απώλεια πρόσβασης, όμως, σε κρίσιμες επαγγελματικές επικοινωνίες δεν πρέπει να αποτελεί μέρος της.
Πρόσφατα, πολλοί οργανισμοί και επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο συνειδητοποίησαν πόσο εξαρτημένες ήταν οι καθημερινές τους δραστηριότητες από μια και μόνο υπηρεσία. Μια εκτεταμένη βλάβη στην υποδομή που στηρίζει μια κορυφαία πλατφόρμα εταιρικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου άφησε επιχειρήσεις σε πολλές ηπείρους χωρίς τη δυνατότητα να στείλουν, να λάβουν ή ακόμη και να ανοίξουν τα μηνύματά τους για ώρες. Οι ομάδες πωλήσεων έχασαν την επαφή με τους πελάτες, τα λογιστήρια δεν μπορούσαν να ανακτήσουν εγκρίσεις και τα τμήματα τεχνικής υποστήριξης πλημμύρισαν από αιτήματα που δεν μπορούσαν να υποβληθούν μέσω email. Σε πολλές περιπτώσεις, οι αρκετές αυτές χαμένες ώρες παραγωγικότητας, θα μετατραπούν σε ημέρες συσσωρευμένης εργασίας.
Τέτοια περιστατικά δεν είναι πρωτοφανή και δεν θα είναι τα τελευταία. Είτε η αιτία είναι μια ελαττωματική ενημέρωση, ένα σφάλμα ρύθμισης, μια κυβερνοεπίθεση ή μια βλάβη σε κάποιο κέντρο δεδομένων, το δίδαγμα παραμένει το ίδιο. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι πλέον απλώς ένα μέσο επικοινωνίας. Είναι η εργασιακή μνήμη ενός οργανισμού, που περιέχει συμβάσεις, προσφορές, τιμολόγια, τεχνικές αποφάσεις και νομικά τεκμήρια. Όταν ο διακομιστής αλληλογραφίας σταματά, αυτομάτως σταματά και η πρόσβαση σε αυτή τη μνήμη.
Η ανεξάρτητη αρχειοθέτηση email αλλάζει την εικόνα. Η MailStore, η οποία εξειδικεύεται στον τομέα της αρχειοθέτησης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας με περισσότερους από 60.000 εταιρικούς πελάτες σε περισσότερες από 100 χώρες, διατηρεί αντίγραφο 1:1 κάθε μηνύματος σε κεντρικό αρχείο, ξεχωριστό από τον διακομιστή αλληλογραφίας παραγωγής. Οι χρήστες μπορούν να συνεχίσουν να αναζητούν και να διαβάζουν το ιστορικό της αλληλογραφίας τους μέσω του πρόσθετου (add-in) για το Outlook, μέσω του MailStore Web Access από οποιονδήποτε περιηγητή, ακόμη και από το smartphone και το tablet τους ή μέσω του ενσωματωμένου διακομιστή IMAP. Μπορεί το αρχείο να μην αντικαθιστά τον διακομιστή αλληλογραφίας στην αποστολή νέων μηνυμάτων, διασφαλίζει όμως ότι η επιχειρησιακή γνώση δεν κρατείται σε ομηρία.
Η τεχνολογία της MailStore έχει σχεδιαστεί για μακροχρόνια διατήρηση. Η περιοδική αρχειοθέτηση (journal archiving) καταγράφει τα μηνύματα τη στιγμή που αποστέλλονται ή λαμβάνονται και επομένως, ακόμη και αν διαγραφεί ένα μήνυμα από το mailbox έχει ήδη διατηρηθεί. Τα υπάρχοντα μηνύματα από διακομιστές, email clients και αρχεία PST εισάγονται με άθικτη τη δομή φακέλων κάθε χρήστη ενώ η ισχυρή αναζήτηση πλήρους κειμένου (full text search) εντοπίζει σε δευτερόλεπτα οποιοδήποτε μήνυμα ή συνημμένο. Η αποδιπλογράφηση (deduplication) εξοικονομεί έως και 70% του αποθηκευτικού χώρου ενώ οι κατακερματισμοί SHA (SHA hashes) και η κρυπτογράφηση AES256 προστατεύουν τα αρχειοθετημένα δεδομένα από παραβίαση. Οι παραμετροποιήσιμες πολιτικές διατήρησης υποστηρίζουν τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς, συμπεριλαμβανομένου του GDPR ενώ η μεταφορά των παλαιότερων μηνυμάτων εκτός διακομιστή αλληλογραφίας τον κάνει ελαφρύτερο, ταχύτερο και ευκολότερο στη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.
Για τους παρόχους διαχειριζόμενων υπηρεσιών (MSPs), η έκδοση MailStore Service Provider Edition μετατρέπει την αρχειοθέτηση σε υπηρεσία με δική τους επωνυμία και επαναλαμβανόμενα έσοδα, με δυνατότητα κλιμάκωσης από έναν διακομιστή έως διάταξη πολλαπλών διακομιστών.
H λύση της MailStore διατίθεται μέσω της NSS, διεθνούς διανομέα προστιθέμενης αξίας (Value Added Distributor), εξειδικευμένου σε λύσεις αιχμής πληροφορικής για την ασφάλεια πληροφοριών, τη δικτύωση, τις ενοποιημένες επικοινωνίες, την αποθήκευση δεδομένων, την εικονικοποίηση (virtualization) και την υποδομή κέντρων δεδομένων (datacenters). Η NSS στηρίζει τους συνεργάτες της με υπηρεσίες προπώλησης και μεταπώλησης και με εκπαίδευση, βοηθώντας τους να σχεδιάσουν τη στρατηγική αρχειοθέτησης που ταιριάζει σε κάθε πελάτη.
Το ζήτημα δεν είναι αν θα συμβεί η επόμενη διακοπή, αλλά το πότε. Το ερώτημα για κάθε οργανισμό είναι αν το ιστορικό της αλληλογραφίας του παραμένει προσβάσιμο όταν συμβεί. Όσοι προετοιμαστούν σήμερα θα αντιμετωπίσουν το επόμενο περιστατικό ως απλή ταλαιπωρία και όχι ως κρίση. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη λύση της MailStore, επικοινωνήστε με την ομάδα της NSS.
Το MailStore διατηρεί τα αρχειοθετημένα email σας ασφαλή, εύκολα αναζητήσιμα και προσβάσιμα, ανεξάρτητα από την κύρια πλατφόρμα email που χρησιμοποιείτε.
✓ Ανεξάρτητη πρόσβαση στα αρχειοθετημένα email σας
✓ Γρήγορη αναζήτηση και ανάκτηση μηνυμάτων
✓ Ασφαλής, μακροχρόνια αρχειοθέτηση email
✓ Υποστήριξη απαιτήσεων συμμόρφωσης και διατήρησης δεδομένων
✓ Μεγαλύτερος έλεγχος των εταιρικών σας δεδομένων
Η υπηρεσία email σας μπορεί να τεθεί εκτός λειτουργίας. Το ιστορικό της επιχείρησής σας όμως δεν χρειάζεται να γίνει απρόσιτο.
Μην περιμένετε την επόμενη διακοπή λειτουργίας.
Προστατέψτε το ιστορικό των email σας με το MailStore.
Επικοινωνήστε σήμερα με την NSS για περισσότερες πληροφορίες.