Σήμερα, αναρίθμητες εταιρείες σε όλο τον κόσμο χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες cloud Microsoft 365 και τα πλεονεκτήματα είναι αυταπόδεικτα. Οι εταιρείες δεν χρειάζεται πλέον να λειτουργούν τη δική τους υποδομή για να παρέχουν υπηρεσίες επί τόπου, στον χώρο τους. Τα προγράμματα και τα εργαλεία επίσης που αποκτούν απλώς μέσω του cloud μπορούν να επεκταθούν και να κλιμακωθούν εύκολα και οικονομικά σε συνάρτηση με τον αριθμό των χρηστών. Και ειδικότερα σε σύγκριση με ένα αποκλειστικό τέτοιο σύστημα στις εγκαταστάσεις τους, η διαχείριση απαιτεί λιγότερους πόρους πληροφορικής. Επιπλέον, οι υπηρεσίες προέρχονται από έναν έμπιστο και αξιόπιστο πάροχο. Ακόμα, είτε χρησιμοποιείτε το Outlook ως πρόγραμμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας είτε το Teams ως ψηφιακή αίθουσα συσκέψεων, όλες οι υπηρεσίες επικοινωνιών σας βρίσκονται στην ίδια πλατφόρμα. Σε γενικές γραμμές, η σουίτα λογισμικού και παραγωγικότητας δημόσιου cloud για το γραφείο της Microsoft (Office) προσφέρει πληθώρα χαρακτηριστικών επικοινωνίας και συνεργασίας σε λογική τιμή.

Παρόλα αυτά, οι εταιρείες συνιστάται να εγκαθιστούν πρόσθετες λύσεις για την αρχειοθέτηση και τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, προκειμένου να προστατεύσουν τα εταιρικά δεδομένα που περιέχουν και να διατηρήσουν αυτές τις πληροφορίες διαθέσιμες σε βάθος χρόνου. Πράγματι, πολλές εταιρείες δεν γνωρίζουν ότι το Microsoft 365 δεν αρχειοθετεί και δεν δημιουργεί αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Επιπλέον, αγνοούν ότι οι λειτουργίες αρχειοθέτησης που είναι ενσωματωμένες στο Microsoft 365 δεν προσφέρουν το εύρος των υπηρεσιών που μπορεί να προσφέρει μια τρίτη, ανεξάρτητη και επαγγελματική λύση αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Λόγοι για τη χρήση μιας επαγγελματικής λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ο πρωταρχικός στόχος οποιασδήποτε λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η αποθήκευση αντιγράφων ασφαλείας όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μιας εταιρείας με την πάροδο του χρόνου, συμπεριλαμβανομένων και των συνημμένων αρχείων και σε μια μορφή που είναι πιστή στο πρωτότυπο, γρήγορη στην εύρεση και μονίμως προσβάσιμη και διαθέσιμη. Έτσι, μια εταιρεία είναι σε θέση να αξιοποιεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως πηγή πληροφοριών και να αποκομίζει τα πολλά οφέλη που υπάρχουν. Μεταξύ άλλων, ένα επαγγελματικό αρχείο (archive) ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμβάλλει στην πρόληψη της απώλειας δεδομένων, στη μείωση των απαιτήσεων αποθήκευσης στον διακομιστή αλληλογραφίας, στη μείωση του φόρτου εργασίας της ομάδας πληροφορικής και στη συμμόρφωση με τις νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις που διέπουν τη διατήρηση των σχετικών με την επιχείρηση εγγράφων

Σύνοψη των επιλογών αρχειοθέτησης που είναι διαθέσιμες στο Microsoft 365 

Η Microsoft προσφέρει αρκετές διαφορετικές επιλογές για τη προστασία και διασφάλιση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανάλογα με το επιλεγμένο πρόγραμμα (Business Standard, Business Premium, Enterprise). Ορισμένες από αυτές τις δυνατότητες παρέχονται δωρεάν ως μέρος του βασικού πακέτου Microsoft 365 ενώ άλλες περιλαμβάνονται μόνο στα ακριβότερα πακέτα Enterprise. Ακολουθεί μια σύνοψη των εγγενών δυνατοτήτων αρχειοθέτησης στο Microsoft 365:

• Αρχειοθέτηση PST 

Οι χρήστες μπορούν να μεταφέρουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αρχεία PST και να τα αποθηκεύουν τοπικά στον υπολογιστή τους ή στο cloud.

• Κουμπί «Αρχειοθέτηση» (Archive) στο Outlook 

Το κουμπί «Αρχειοθέτηση» επιτρέπει στους χρήστες να μετακινούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φάκελο αρχειοθέτησης. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ωστόσο παραμένουν στο γραμματοκιβώτιο (mailbox) του Outlook -αυτό που αλλάζει μόνο είναι η θέση αποθήκευσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης χωρίς Exchange Online Archiving (η cloud–based λύση αρχειοθέτησης της Microsoft) 

Το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης αποτελεί ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο με δική του χωρητικότητα αποθήκευσης στο οποίο μπορούν να μετακινηθούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης πρέπει να ρυθμιστεί από έναν διαχειριστή.

• Γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης με Exchange Online Archiving

Με το Exchange Online Archiving (EOA), οι χρήστες μπορούν να μετακινήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους σε ένα ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης στο οποίο οι διαχειριστές μπορούν να εφαρμόσουν τις δικές τους πολιτικές αρχειοθέτησης και διατήρησης.

Περιορισμοί των εγγενών δυνατοτήτων αρχειοθέτησης του Microsoft 365 

Οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων στον τομέα της πληροφορικής ωστόσο πρέπει να γνωρίζουν ορισμένους περιορισμούς σχετικά με τις εγγενείς ή ενσωματωμένες επιλογές αρχειοθέτησης του Microsoft 365. Πάνω απ’ όλα, και όσον αφορά την ασφάλεια της αποθήκευσης, η χρήση αρχείων PST ή του κουμπιού «Αρχειοθέτηση» δεν προστατεύει από την απώλεια δεδομένων. Ομοίως, το ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης που παρέχεται στο Microsoft 365 (όταν δεν χρησιμοποιείται η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση Exchange Online) δεν πληροί όλα τα κριτήρια μιας επαγγελματικής λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μόνο το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης που παρέχεται με την υπηρεσία Exchange Online Archiving (EOA) υποστηρίζει τις λειτουργίες και τα χαρακτηριστικά που απαιτούνται για επαγγελματική αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως πολιτικές διατήρησης, νομικές δεσμεύσεις και επιλογές eDiscovery. Ωστόσο, το Exchange Online Archiving περιλαμβάνεται μόνο στα πιο ακριβά πακέτα του Microsoft 365, όπως το Business Premium και τα μεγαλύτερα πακέτα Enterprise.

Το μοντέλο της «κοινής ευθύνης» 

Η Microsoft εφαρμόζει πολιτική κοινής ευθύνης με τις υπηρεσίες Microsoft 365 που προσφέρει. Αυτό σημαίνει ότι η Microsoft έχει την ευθύνη να διασφαλίσει ότι οι υπηρεσίες οι οποίες βρίσκονται υπό την ομπρέλα της επωνυμίας Microsoft 365 είναι μονίμως διαθέσιμες και ότι προσφέρονται με πλεονασμό. Παρόλα αυτά, η Microsoft δεν θεωρεί ότι είναι υπεύθυνη για την προστασία και τη διατήρηση των δεδομένων των πελατών της, και αυτό ισχύει και για τυχόν δεδομένα που περιέχονται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εξαιτίας λοιπόν των ελλείψεων και των περιορισμών που υπάρχουν στο Microsoft 365 (αναλόγως της επιλεγμένης λειτουργίας αρχειοθέτησης) και του γεγονότος ότι οι πελάτες είναι υπεύθυνοι για την προστασία και τη διατήρηση των δεδομένων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιηθεί μία επαγγελματική λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τρίτου μέρους.

Τι πρέπει να λάβετε υπόψη όταν επιλέγετε μια λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για χρήση σε συνδυασμό με το Microsoft 365

Μια λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να αποτελέσει βασικό στοιχείο από την άποψη της μακροπρόθεσμης προστασίας και διατήρησης των εταιρικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Παρόλα αυτά, η απόφαση σχετικά με το ποια λύση είναι η καταλληλότερη και πλέον συμβατή για τις ανάγκες μιας επιχείρησης δεν είναι πάντα εύκολη. Πριν επιλέξουν λοιπόν λογισμικό αρχειοθέτησης, συνιστάται στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων να εξετάσουν τα παρακάτω κριτήρια:

Ανεξαρτησία από τη Microsoft

Χωρίς κάποιο εξωτερικό αρχείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι χρήστες δεν θα έχουν δυνατότητα πρόσβασης στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους σε περίπτωση που η υπηρεσία Microsoft Office 365 αστοχήσει ή «πέσει». Μια τρίτη λύση θα διασφαλιστεί να αποφευχθεί κάτι τέτοιο και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας να παραμείνουν προσβάσιμα ακόμη και αν η υπηρεσία Microsoft 365 έχει πρόβλημα ή αστοχήσει.

Αυτοεξυπηρέτηση για τον τελικό χρήστη

Ορισμένες επαγγελματικές λύσεις αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρέχουν στους χρήστες (και όχι μόνο στον διαχειριστή) τα μέσα για γρήγορη και αποτελεσματική αναζήτηση στο αρχείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς και για απλή και γρήγορη επαναφορά των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να ελαφρύνει σημαντικά τη δουλειά της ομάδας πληροφορικής καθώς δεν υπάρχει πλέον ανάγκη επικοινωνίας για την αντιμετώπιση τέτοιων ζητημάτων.

Προστασία από απώλεια και χειραγώγηση δεδομένων

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να προστατεύονται από τυχαία ή κακόβουλη διαγραφή -αν δεν συμβαίνει κάτι τέτοιο, τότε ενδέχεται να υπάρξουν προβλήματα με τη συμμόρφωση με τις νομικές απαιτήσεις. Ακόμα και αν το Microsoft 365 έχει την ικανότητα να επαναφέρει δεδομένα που έχουν διαγραφεί κατά λάθος, υπάρχει περίπτωση να προκύψουν ζητήματα που θα εμποδίσουν ή θα θέσουν σε κίνδυνο τις καθημερινές επιχειρηματικές λειτουργίες.

Συμμόρφωση με τη νομοθεσία περί απορρήτου

Όταν χρησιμοποιούνται σωστά, οι πιστοποιημένες λύσεις αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διασφαλίζουν ότι η επεξεργασία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πραγματοποιείται πάντα σε συμφωνία με τους ισχύοντες νόμους περί του απορρήτου των δεδομένων. Ειδικά από τότε που τέθηκε σε εφαρμογή ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR) της Ευρωπαϊκής Ένωσης, το απόρρητο των δεδομένων έχει βρεθεί στο επίκεντρο της δημόσιας προσοχής. Ακόμη και σε χώρες εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης δίνεται πλέον όλο και μεγαλύτερη προσοχή σε αυτό το ευαίσθητο θέμα.

Λογικό συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (TCO) 

Η πιο ισχυρή επιλογή αρχειοθέτησης της Microsoft (Exchange Online Archiving) περιλαμβάνεται μόνο σε συγκεκριμένα premium πακέτα του Microsoft 365 που γενικότερα είναι προσαρμοσμένα για να καλύπτουν τις ανάγκες μεγαλύτερων επιχειρήσεων. Τα πακέτα Microsoft 365 που είναι ειδικά σχεδιασμένα για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ) δεν περιλαμβάνουν την αρχειοθέτηση Exchange Online Archiving, την οποία για να την αποκτήσετε θα πρέπει να την πληρώσετε ως πρόσθετη υπηρεσία. Σε αυτή την περίπτωση, μια λύση τρίτου μέρους θα μπορούσε να είναι πιο προσιτή.

ΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΟ ΘΕΜΑ

Η διαφορά μεταξύ της αρχειοθέτησης και της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Η αρχειοθέτηση και η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δύο μοντέλα που εξυπηρετούν πολύ διαφορετικούς σκοπούς. Ο σκοπός της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας είναι η τακτική αποθήκευση δεδομένων για μικρά ή μεσαία χρονικά διαστήματα, παρέχοντας ουσιαστικά ένα στιγμιότυπο των συγκεκριμένων δεδομένων. Συνεπώς, ένα αντίγραφο ασφαλείας αποτελεί και ένα μέσο αποκατάστασης από καταστροφές.

Ο πρωταρχικός στόχος οποιασδήποτε λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραμένουν προσβάσιμα, διαθέσιμα και ανακτήσιμα σε μεγαλύτερο βάθος χρόνου. Αυτές οι πτυχές είναι ιδιαίτερα σημαντικές για τις εταιρείες στο πλαίσιο των νομικών απαιτήσεων για τη διατήρηση κρίσιμης σημασίας εταιρικών δεδομένων. Αυτό που γνωρίζουμε επίσης ως έλεγχος ασφάλειας πληροφοριών παίζει σημαντικό ρόλο σε αυτό το σημείο, καθώς διασφαλίζει ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φυλάσσονται είναι απαραβίαστα και ότι είναι δυνατή τόσο η καταγραφή όσο και η εξαγωγή τους.

Τα οφέλη του ανεξάρτητου λογισμικού αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 

Οι τρίτες ή ανεξάρτητες λύσεις μπορούν να προσφέρουν πρόσθετα οφέλη πέρα από τις εγγενείς (ενσωματωμένες) δυνατότητες αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Microsoft: 

• Μια ανεξάρτητη λύση αρχειοθέτησης επιτρέπει την αποθήκευση περιεχομένου και από άλλες πηγές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός του Microsoft 365 στο ίδιο αρχείο. Η ταυτόχρονη διαχείριση πολλαπλών λύσεων αρχειοθέτησης συνήθως αυξάνει το κόστος και την πολυπλοκότητα της διατήρησης των εταιρικών αρχείων. Η χρήση ενός κεντρικού αρχείου μειώνει στον ελάχιστο τον αριθμό των λύσεων που πρέπει να διαχειρίζεται η ομάδα πληροφορικής και είναι διαθέσιμες για αναζήτηση από τους χρήστες. 
• Η χρήση ενός αρχείου ανεξάρτητου της πλατφόρμας Microsoft 365 διευκολύνει στην τήρηση του κανόνα 3-2-1, μία από τις βέλτιστες πρακτικές για τη λήψη αντιγράφων ασφάλειας δεδομένων. Ο συγκεκριμένος κανόνας ορίζει ότι ένας οργανισμός πρέπει να διατηρεί τρία αντίγραφα των δεδομένων του: δύο τοπικά και ένα σε απομακρυσμένη τοποθεσία που είναι ξεχωριστή από το πρωτεύον σύστημα στο οποίο δημιουργήθηκαν και αποθηκεύτηκαν τα δεδομένα. 
• Πολλές λύσεις αρχειοθέτησης τρίτου μέρους υποστηρίζουν αποδιπλογράφηση (de-duplication) ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χαρακτηριστικό που μπορεί να μειώσει σημαντικά τις απαιτήσεις όσον αφορά τον χώρο αποθήκευσης. 
• Η ευρετηρίαση ενός μεγαλύτερου αριθμού τύπων αρχείων διευκολύνει την αναζήτηση και την ανάκτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένων αρχείων.

Συμπέρασμα: Η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα τρίτο μέρος είναι μια απαραίτητη προσθήκη στο Microsoft 365

Παρόλο που το Microsoft 365 είναι αναμφίβολα μια αξιόπιστη, ισχυρή και ευέλικτη πλατφόρμα, έχει τα όρια του όσον αφορά την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων στις μικρομεσαίες επιχειρήσεις οφείλουν να αξιολογήσουν και να εξετάσουν προσεκτικά τις συγκεκριμένες ελλείψεις. Οι ηγέτες επιχειρήσεων και οι διαχειριστές πληροφορικής που δεν γνωρίζουν αυτά τα γεγονότα εκτίθενται σε περιττούς κινδύνους. Μια τρίτη, ανεξάρτητη επαγγελματική λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μετριάσει ή ακόμη και να εξαλείψει πλήρως αυτούς τους κινδύνους και ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να εξεταστεί. 

Για να βοηθήσει τις εταιρείες να βρουν την κατάλληλη λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη χρήση του Microsoft 365, το ινστιτούτο ερευνών αγοράς Osterman Research συνέταξε ένα whitepaper που ασχολείται με τους τρόπους που οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν το Microsoft 365 μπορούν να προστατεύσουν επαρκώς τις επικοινωνίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Στο whitepaper διερευνώνται ποιες επιλογές αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπάρχουν, ποιοι είναι οι κίνδυνοι για τα δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη χρήση του Microsoft 365 και ποια χαρακτηριστικά είναι απαραίτητα για τον οργανισμό σας προκειμένου να προστατεύσει επαρκώς και να διαχειριστεί καταλλήλως τα δεδομένα που περιέχονται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 

Ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα για τις οδηγίες που περιέχονται στη λευκή βίβλο της Osterman Research και τα αποτελέσματα τις έρευνας;

Download Here

ΣΥΧΝEΣ ΕΡΩΤHΣΕΙΣ 

Ποιες επιλογές έχουν οι εταιρείες για την αρχειοθέτηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft 365; 

Η Microsoft παρέχει διάφορες επιλογές για την αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft 365. Σε αυτές, περιλαμβάνεται το κουμπί «Αρχειοθέτηση» στο Outlook, η αποθήκευση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη μορφή αρχείων PST και η χρήση ενός γραμματοκιβωτίου αρχειοθέτησης που πρέπει να ρυθμιστεί ξεχωριστά (με ή χωρίς Exchange Online Archiving). Εναλλακτικά, μπορεί να χρησιμοποιηθεί μια επαγγελματική λύση αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τρίτου μέρους. 

Μπορεί να αρχειοθετήσει αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το Microsoft 365;

Όχι. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν αρχειοθετούνται αυτόματα στο Microsoft 365. Οι χρήστες του Microsoft 365 πρέπει να αναλάβουν οι ίδιοι την ευθύνη για την ασφάλεια των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους και να αποφασίσουν ποια επιλογή αρχειοθέτησης email ανταποκρίνεται καλύτερα στις εταιρικές και ενδεχομένως και στις νομικές απαιτήσεις τους. 

Πρέπει οι εταιρείες να αρχειοθετούν τα email τους στο Microsoft 365; 

Ναι. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν κρίσιμες για την επιχείρηση πληροφορίες και δεδομένα θα πρέπει πάντα να αρχειοθετούνται τόσο για την προστασία αυτού του πολύτιμου πόρου πληροφοριών όσο και για την πλήρη αξιοποίηση του. Κατά κανόνα, νομοθέτες και ρυθμιστικές αρχές επιβάλλουν επίσης διάφορες νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις σχετικά με τη διατήρηση των κρίσιμης σημασίας εταιρικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την προστασία του απορρήτου των δεδομένων και επομένως καθιστούν απαραίτητη τη χρήση μιας επαγγελματικής λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 

Αρκεί μόνο η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου στο Microsoft 365; 

Όχι, ο σκοπός ενός αντιγράφου ασφαλείας είναι η τακτική βραχυπρόθεσμη και μεσοπρόθεσμη διατήρηση και φύλαξη δεδομένων (π.χ. μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) και συστημάτων (π.χ. του διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) και αποτελεί κατά πρώτο λόγο ένα μέσο αποκατάστασης από καταστροφές. Τυχόν δεδομένα που παράγονται ή τροποποιούνται μεταξύ δύο κύκλων αποθήκευσης δεν προστατεύονται από την απώλεια ή την χειραγώγηση. Κατά πρώτο λόγο, ο στόχος κάθε λύσης αρχειοθέτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η αποθήκευση αντιγράφων όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων και των συνημμένων αρχείων τους για πολλά χρόνια και σε μορφή πιστή στο πρωτότυπο, η γρήγορη ανεύρεση τους και η επι μονίμου βάσεως διαθεσιμότητα τους. Και αυτό είναι απαραίτητο προκειμένου να αξιοποιηθεί πλήρως ο πολύτιμος πόρος πληροφοριών που είναι στην ουσία το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ενώ παράλληλα τηρούνται οι νόμοι που διέπουν την αποθήκευση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων και την προστασία του απορρήτου των δεδομένων. 

Πηγή: MailStore