Αν δεν χρησιμοποιείτε κάποια λύση αρχειοθέτησης ή χρησιμοποιείτε απλώς ότι έρχεται ενσωματωμένο με τον Microsoft Exchange Server (on-premises), η επιλογή σας όσον αφορά την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ενδέχεται να βλάπτει περισσότερο τον οργανισμό σας παρά να τον βοηθά.
Η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (email0 εντός του Microsoft Exchange Server είναι κάτι που έχει πολλές όψεις. Πολλοί βλέπουν το αρχείο ως ένα αντίγραφο ασφαλείας (το οποίο μπορεί να λειτουργεί ως τέτοιο αλλά ο σκοπός του είναι άλλος) για παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ κάποιο άλλοι το βλέπουν ως ένα μέσο για τη μεταφόρτωση περιττών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αποφορτίσουν την αποθήκευση στο Microsoft Exchange με την πάροδο του χρόνου.
Η πραγματικότητα είναι ότι το αρχείο (archive) είναι πολλά περισσότερα πράγματα. Το αρχείο χρησιμεύει ως ένα ιστορικό όλης της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Παίζει ρόλο σε αγωγές, αποδεικνύοντας τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς, βοηθά στον εντοπισμό παλαιότερης αλληλογραφίας ή απλώς βοηθά τον χρήστη στην εύρεση μίας ξεχασμένης διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάποιου με τον οποίο είχε παλαιότερα επικοινωνήσει.
Το αρχείο (archive) έχει τη δυνατότητα να εμπλακεί σε πολλά μέρη των επιχειρησιακών λειτουργιών, επομένως είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι η μεθοδολογία αρχειοθέτησης που ακολουθείτε σήμερα είναι και η ενδεδειγμένη. Αν και ενδέχεται να έχετε την πεποίθηση ότι αυτό που υπάρχει τώρα στη διάθεση σας επαρκεί, υπάρχουν τρεις λόγοι για τους οποίους θα πρέπει να εξετάσετε τις επιλογές αρχειοθέτησης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σας (email).
Λόγος 1 – Μπορεί να μην καλύπτετε τις επιχειρησιακές ανάγκες σας
Πολλές φορές, οι άνθρωποι της πληροφορικής ξεκινούν πρώτα με την τεχνολογία και αργότερα επιστρέφουν στις επιχειρησιακές απαιτήσεις. Καθώς η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (email) έχει οικονομικές, νομικές και τεχνικές επιπτώσεις, είναι επιτακτική ανάγκη να κατανοήσετε πρώτα τι είναι αυτό που χρειάζεται η επιχείρηση σας από την αρχειοθέτηση… και μετά να βρείτε τον καλύτερο τρόπο για να προχωρήσετε στην εφαρμογή της. Για παράδειγμα, το νομικό τμήμα μπορεί να θέλει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) που αποστέλλεται και λαμβάνεται από συγκεκριμένους ρόλους εντός του οργανισμού να διατηρείται για, ας πούμε, επτά χρόνια, ενώ το οικονομικό τμήμα μπορεί να θέλει να διατηρήσει σε χαμηλά επίπεδα το κόστος αποθήκευσης και να ελαχιστοποιήσει οποιοδήποτε διάστημα διατήρησης και όλα αυτά την ώρα που το τμήμα ανθρωπίνων πόρων (HR) μπορεί να χρειάζεται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ δύο συγκεκριμένων ατόμων να κρατούνται για δύο χρόνια σε περίπτωση αγωγής.
Βλέπετε; Ο καθένας έχει τις δικές του ανάγκες – και είναι δυνατό να καλυφθούν οι απαιτήσεις του καθενός. Απλώς πρέπει να ξεκινήσετε πρώτα με τις σας επιχειρησιακές σας ανάγκες και αργότερα να καθορίσετε αν η τρέχουσα μέθοδος αρχειοθέτησής σας μπορεί να ανταποκριθεί σε αυτές τις ανάγκες και εφόσον όχι, ποια λύση είναι κατάλληλη.
Λόγος 2 – Δεν είναι όλες οι λύσεις αρχειοθέτησης ίδιες
Δεν υπάρχει κάποιος μαγικός τρόπος που να τσεκάρεις ένα κουτάκι και ξαφνικά να αρχειοθετούνται όλα τα σωστά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ότι πιο κοντινό στο παραπάνω είναι το χαρακτηριστικό Journaling που βρίσκεται εντός του Exchange, όπου αποθηκεύεται ένα αντίγραφο κάθε μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν και περιεκτικό και ολοκληρωμένο σε εύρος, το Journaling ενδέχεται να είναι υπερβολικό τόσο από άποψη αποθήκευσης όσο και από άποψη αναζήτησης, καθιστώντας ακόμα και αυτή την επιλογή λιγότερο βιώσιμη. Εκτός από το «τι» αρχειοθετείται, ενδέχεται να δημιουργούνται ανησυχίες σχετικά με το ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στο αρχείο, αν πρόκειται για read-only δεδομένα στο αρχείο, αν είναι ασφαλές, αν θα είναι διαθέσιμο στη περίπτωση του το Exchange βρεθεί εκτός λειτουργίας και πολλές άλλες.
Είναι σημαντικό λοιπόν να απαριθμήσετε τα σημαντικά κριτήρια και τις προσδοκίες που έχει ο οργανισμός σας για μια λύση αρχειοθέτησης και να καθορίσετε πως καθεμιά από τις επιλογές αρχειοθέτησής σας ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας.
Λόγος 3 – Μπορεί να χάνετε σε συμμόρφωση
Η αρχειοθέτηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βοηθά στον τομέα του «Email Compliance» για ρυθμιστικούς ή κανονιστικούς σκοπούς. Αφήσαμε τη συμμόρφωση για το τέλος, καθώς η αυξανόμενη λίστα των κανονισμών συμμόρφωσης καθιστά ολοένα και πιο περίπλοκη την αρχειοθέτηση. 
Όταν ένας κανονισμός επιβάλλει τη διατήρηση συγκεκριμένου περιεχομένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για 5 χρόνια, ένας άλλος μπορεί να απαιτεί να διατηρείται ένα εντελώς ξεχωριστό σύνολο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για 7 χρόνια. Σίγουρα, η επιλογή Journaling που αναφέρθηκε προηγουμένως μπορεί να αποτελεί τη λύση αν επιθυμείτε να διατηρείτε τα πάντα για το μεγαλύτερο χρονικό διάστημα που απαιτείται αλλά αυτή η μέθοδος έρχεται με αντίτιμο το μεγάλο κόστος στην αποθήκευση και παραγωγικότητα. Είναι σημαντικό να εφαρμοστεί η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τρόπο που να ανταποκρίνεται στις συγκεκριμένες ανάγκες κάθε κανονισμού, και με τις νεότερες νομοθεσίες να προβλέπουν βαριά πρόστιμα, ο οργανισμός πρέπει να κάνει τις σωστές επιλογές στο τομέα της αρχειοθέτησης.
Είστε έτοιμοι να εξετάσετε τις επιλογές σας;
Ένα αρχείο μηνυμάτων ηλεκτρονικής αλληλογραφίας αποτελεί κρίσιμο τμήμα του περιβάλλοντος ανταλλαγής μηνυμάτων σας και όχι απλώς ένα αντίγραφο παλαιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μόλις συνειδητοποιήσετε τη σημασία του, τότε θα αναγνωρίσετε πόσο σπουδαίο είναι να εξετάσετε πραγματικά αν οι εγγενείς επιλογές που έχετε ανταποκρίνονται στις ανάγκες ή όχι. Τα επόμενα βήματά σας είναι να προσδιορίσετε ποιοι είναι οι επιχειρησιακοί παράγοντες που θα επηρεάσουν τις ανάγκες αρχειοθέτησής σας και να αξιολογήσετε τις επιλογές αρχειοθέτησής σας – είτε βρίσκονται εντός του Exchange είτε πρόκειται για λύσεις τρίτων.
Πηγή: MailStore