Οργάνωση… είναι κάτι που χρειαζόμαστε οι άνθρωποι στη ζωή μας για να λειτουργήσουμε και να επιβιώσουμε. Βασιζόμαστε σε ρουτίνες και στην οργάνωση για να φέρουμε ένα στοιχείο προβλεψιμότητας στη ζωή μας, το οποίο με τη σειρά του μας κάνει να νιώθουμε ασφαλείς. Είναι αρκετά ασφαλές να πούμε ότι οι καταστάσεις που εξελίχθηκαν τάχιστα γύρω μας τις τελευταίες εβδομάδες λόγω των επιπτώσεων του Covid-19 έχουν κλονίσει σε μεγάλο ποσοστό το πλαίσιο και τη δομή της καθημερινότητας των ανθρώπων. Οι περισσότεροι οργανισμοί, εξαιτίας των αλλαγών στην οργάνωση και στη δομή, είδαν τη πλειονότητα του εργατικού δυναμικού τους, να μεταβαίνει από την εργασία στο γραφείο στην απομακρυσμένη εργασία, στο σπίτι.
Για πολλούς χρήστες, πρόκειται για μια σημαντική αλλαγή και οι οργανισμοί βρέθηκαν να εργάζονται σκληρά για να προετοιμάσουν τους χρήστες τους όσο το δυνατόν καλύτερα για να τους προσφέρουν όσο το δυνατόν καλύτερη οργάνωση και το σωστό πλαίσιο λειτουργίας εν μέσω των τωρινών, δύσκολων συνθηκών. Ωστόσο, ένα πράγμα σε αυτή τη περίπτωση που οι οργανισμοί δεν έχουν την πολυτέλεια να διακινδυνεύσουν είναι το απαραίτητο σχέδιο για την προστασία των δεδομένων τους.
Η οργάνωση είναι όλο και πιο σημαντική όταν ασχολείστε με απομακρυσμένους χρήστες, ειδικά όταν κάτι τέτοιο έχει επιβληθεί και δεν αποτελεί επιλογή του χρήστη. Η μετάβαση σε ένα οικιακό περιβάλλον σημαίνει ότι μπορούμε να χάσουμε μεγάλο μέρος της οργάνωσης ή της δομής που παρέχεται σε ένα γραφείο. Μακριά από τις κοινές εργασιακές πρακτικές και τις διαδικασίες σκέψης ενός περιβάλλοντος γραφείου, η απομακρυσμένη εργασία δημιουργεί περισσότερες προκλήσεις και αυτό σημαίνει ότι ενδέχεται να ξεχαστούν πράγματα που στην καθημερινή εργασία στο γραφείο ήταν φυσιολογικά ή θεωρούνταν δεδομένα. Για παράδειγμα, οι χρήστες ενδέχεται να αντιμετωπίσουν άγνωστους περισπασμούς και να βρεθούν να αντιμετωπίζουν διαφορετικές νοοτροπίες και λειτουργίες. Η αντιμετώπιση όλων αυτών των παραγόντων στην απομακρυσμένη εργασία είναι ένα διαφορετικό θηρίο από την ασφάλεια και την οργάνωση ενός γραφείου.
Επομένως, ενδέχεται οι χρήστες να αποσπώνται περιστασιακά από την εκτέλεση εργασιών που είχαν συνηθίσει, και η ασφάλεια μπορεί να μην είναι η κορυφή της ατζέντας τους. Οι οργανισμοί θα πρέπει να βεβαιωθούν ότι παρέχουν στους χρήστες τα εργαλεία για να διασφαλίσουν ότι οι άμυνες τους βρίσκονται σε εγρήγορση και πως δεν έχουν «πέσει» λόγω των αλλαγών στην τοποθεσία και στην εστίαση – στην ουσία θα πρέπει να διατηρήσουν όσο το δυνατόν τα ίδια πρότυπα και την ίδια οργάνωση που παρέχεται και στο περιβάλλον του γραφείου.
Είτε εργάζεστε στο σπίτι είτε στο γραφείο, μια οργανωμένη πολιτική προστασίας δεδομένων, χρησιμοποιώντας λύσεις όπως η ταξινόμηση δεδομένων και το DLP, ενισχύει την ανάγκη ελέγχου του τρόπου διαχείρισης των δεδομένων. Χρησιμοποιώντας αυτά τα εργαλεία, υπενθυμίζεται στους υπαλλήλους και τους παρέχεται η εξουσιοδότηση να εφαρμόζουν την πολιτική ασφαλείας μέσω της διαβάθμισης όλων των εγγράφων και των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ώρα που δημιουργούνται. Με αυτό τον τρόπο, τα έγγραφα και τα δεδομένα προστατεύονται, ακολουθείται η πολιτική ασφάλειας και πληρούνται τα πρότυπα εταιρικής συμμόρφωσης.
Το Boldon James Classifier παρέχει στους υπαλλήλους σας την απαραίτητη οργάνωση και το σχέδιο για την προστασία δεδομένων. Η διαδικασία ξεκινά με τον καθορισμό μιας πολιτικής ταξινόμησης σύμφωνα με τις απαιτήσεις της επιχείρησης σας και κάθε νέο έγγραφο που δημιουργείται πρέπει να ταξινομηθεί σύμφωνα με αυτήν την πολιτική, ένα οργανωτικό πλαίσιο το οποίο μπορούν να ακολουθήσουν εύκολα. Αφαιρεί την πίεση από τη λήψη αποφάσεων για τον χρήστη, καθώς θα μπορεί να ακολουθήσει το σωστό δρόμο χρησιμοποιώντας προσαρμοσμένες προτροπές προκειμένου να ταξινομήσει καλύτερα το έγγραφο και όπως απαιτείται. Μπορεί να φαίνεται ένα ασήμαντο βήμα για την παροχή ενός οργανωτικού πλαισίου για τους υπαλλήλους σας, αλλά αυτές οι ρουτίνες επιτρέπουν στους χρήστες να αισθάνονται ασφάλεια ότι πράττουν σωστά για τη προστασία ευαίσθητων δεδομένων, δίνοντάς τους ένα λιγότερο πράγμα να ανησυχούν.
Εξουσιοδοτώντας τους χρήστες σας κατά αυτό τον τρόπο, είναι λιγότερο πιθανό να κάνουν λάθη και επομένως, οι οργανισμοί θα είναι σε θέση να γνωρίζουν ότι ανεξάρτητα από το που βρίσκονται οι χρήστες τους, θα εξακολουθήσουν να διασφαλίζουν ότι τα ευαίσθητα δεδομένα προστατεύονται σύμφωνα με την κανονιστική συμμόρφωση, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να επιδείξετε συμμόρφωση, ότι είστε ασφαλείς και ότι εξακολουθείτε να έχετε τα πράγματα υπό έλεγχο.